Erste Vorbereitungen

Als Administrator des Portals haben Sie einige Tätigkeiten durchzugehen, bevor die Benutzer Ihre ersten Routen und Touren planen können. Alle beschriebenen Vorgänge erreichen Sie über das Hauptmenü Profil. Die Reihenfolge der Tätigkeiten sollte dabei zwingend beachtet werden, da einige Schritte und Datenabfragen aufeinander aufbauen und sonst nicht ausgeführt werden können.

Die Reihenfolge der Aufgaben:

1. Lizenzen eintragen

Nach der Bestellung von EasyVisit erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrem Lizenzschlüssel. Diesen geben Sie bitte unter Profil und Lizenzen an. Mehr Informationen finden Sie auch auf der Seite zu den Lizenzen.

2. Demodaten löschen

Dieser Schritt ist für Sie nur von Bedeutung, wenn Sie vor dem Erwerb einer Lizenz den Demozugang zum Portal verwendet haben und mit unseren Demodaten die Funktionalität getestet haben. Wenn Sie den direkten Link von uns zur Registrierung ohne Demodaten erhalten haben, dann brauchen Sie diesen Schritt nicht ausführen.

Über den Datenbestand haben Sie die Möglichkeit alle Daten unwiderruflich zu löschen. Den Datenbestand finden Sie über das Hauptmenü Profil und dann Datenbestand. Hier finden Sie die Schaltfläche Löschen.

3. Einstellungen setzen

Prüfen Sie bitte die Einstellungen und passen Sie diese für Ihre individuellen Besuchsrhythmen und Klassifizierungen an. Wichtig dabei ist die Klassifizierung der Besuche, da diese mit der Klassifizierung in Ihren Daten übereinstimmen muss. Bestehen Unstimmigkeiten zwischen Ihren Einstellungen und der Adresstabelle, werden diese nicht importiert.

Benötigen Sie die Zusatzdaten oder wollen Sie nur ein Teil davon anzeigen lassen, dann stellen Sie bitte die Spalten auf sichtbar in Tabelle und Karte und vergeben für Sie sinnvolle Namen. Alternativ können Sie auch alle Spalten auf Default zurücksetzen, indem Sie auf den Schriftzug Einstellungen der Zusatzdaten zurücksetzen klicken. Diesen Schritt können Sie gern später machen, wenn Sie jetzt noch keine Zusatzdaten verwenden wollen oder sich über deren Einsatz noch nicht im Klaren sind.

4. Daten zusammenstellen und aufbereiten

Damit Sie keine notwendigen Daten und Tabellen vergessen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Seite zu den Daten in EasyVisit. Dort finden Sie einen Abschnitt über die benötigten Daten und über den Aufbau der Tabellenstruktur. Sie können sich von der Seite Daten auch gern einen Beispieldatensatz herunterladen. Bitte beachten Sie, dass die Spaltenköpfe auch anders bezeichnet werden können, wie auch die Reihenfolge der Spalten nicht vorgeschrieben ist.

5. Daten importieren

Importieren Sie alle notwendigen Daten ins Portal. Für den ersten Datenimport sollten Sie sich mit den wichtigen Informationen vertraut machen. Zudem gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung des Datenimports.

Achten Sie bitte beim ersten Datenimport besonders auf die eingebauten Checks und lesen Sie sich die Informationen bei den orangen Dreiecken mit Ausrufezeichen genau durch, damit Sie rechtzeitig auf Unstimmigkeiten reagieren können. Am Ende des Datenimports erhalten Sie zudem einen Importbericht, den Sie sich abspeichern können, um dann eventuelle Probleme an den Datensätzen zu bearbeiten.

6. Benutzer anlegen

Benutzer werden über die Benutzerverwaltung anlegt und eingeladen. Diese finden Sie in der Menüzeile unter Profil und dann Benutzerverwaltung. Wichtig ist, dass die E-Mail aus der Benutzerverwaltung identisch zu derjenigen aus der Tabelle Mitarbeiter ist. Wenn Sie die Benutzer nach dem Datenimport anlegen, dann wird ein Integritätscheck durchgeführt, ob die E-Mail-Adressen auch wirklich in der Mitarbeitertabelle enthalten sind und somit ein zulässiger Benutzer angelegt wird.