Einstellungen

In EasyVisit gibt es globale Einstellungen, die für alle Anwender in Ihrem Unternehmen gleich sind. Ausschließlich EasyVisit Administratoren können solche Einstellungen über den Menüpunkt Profil und dann Einstellungen ändern. Zu folgenden Kategorien können Sie individuelle Konfigurationen vornehmen:

Hinweis: Wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, dann bestätigen Sie diese bitte mit der Eingabetaste (Enter). Bei Browseranwendungen ist dies immer zwingend erforderlich, da hier eine etwas andere Systematik als bei Desktopanwendungen verwendet wird. Bitte ändern Sie also nicht eine Einstellung und klicken dann in eine andere Zelle, denn dann wird Ihre Änderung nicht in das System übernommen. Dies gilt für alle beschriebenen Einstellungen.

Besuche

Definieren Sie hier die Klassifizierung Ihrer Adressen mit der Besuchsdauer in Minuten und Anzahl der Besuche pro Jahr. Daraus resultieren dann die entsprechenden Besuchsintervalle. Damit kann EasyVisit anhand dieser Merkmale eine Farbkodierung in der Tabelle und auf der Karte generieren. Außerdem legen Sie hier die Fälligkeitsänderungen für die einzelnen Farben und Klassifizierungen fest.

Sie können in jede einzelne Zelle klicken, um entsprechende Werte zu ändern.

Klassifizierung und Beschreibung

In der Spalte Klassifizierung werden die unterschiedlichen Merkmalsausprägungen hinterlegt, die auch in Ihren Daten verwendet werden. Über die Spalte Beschreibung können Sie die Klassifizierung zusätzlich kurz beschreiben.

Dauer

Bei der Spalte Dauer geben Sie den Standardwert in Minuten an, dieser wird dann bei der Routenplanung berücksichtigt und als Zeit für den Besuch angegeben. Jeder Klassifizierung können Sie so eine eigene Besuchsdauer zuweisen.

Anzahl und Intervall

Zudem können Sie unter der Spalte Anzahl die maximalen Besuche pro Jahr eintragen, damit bestimmte Adressen, die bereits häufig genug besucht wurden, nicht mehr zur Auswahl stehen. Das Intervall entspricht der Rhythmusfolge, nach wie vielen Tagen eine Adresse einer bestimmten Klassifizierung besucht werden sollte. Die Berechnung der beiden Spalten Anzahl und Intervall verhält sich gegenläufig, sprich in die eine Spalte tragen Sie einen Wert ein, dann wird die andere Spalte entsprechend errechnet.

Ab

In den drei Spalten mit den Farben des Besuchsstatus können Sie für jede Klassifizierung die Tage hinterlegen, ab wann eine Adresse in den nächsten Status wechseln soll. Die Farben symbolisieren folgende Parameter:

nicht fällig Liegt im Besuchsrhythmus aktuell kein Besuch
fällig Besuchsintervall droht zu überschreiten Besuch planen
überfällig Besuchsintervall ist überschritten muss besucht werden

transparent nicht fällig

 Wurde bereits einer Tour zugewiesen, ist aber noch im Besuchsrhythmus keine Aktion notwendig

transparent fällig

 Wurde bereits einer Tour zugewiesen, Besuchsintervall droht zu überschreiten keine Aktion notwendig

transparent überfällig

 Wurde bereits einer Tour zugewiesen, Besuchsintervall ist überschritten keine Aktion notwendig

So kann jede Klassifizierung Ihren eigenen Besuchsrhythmus erhalten.

Darstellung

Unter dem Eintrag Darstellung können Sie die Art des Symbols für die Kartendarstellung auswählen. Zur Auswahl stehen Rechteck, Raute, Dreieck, Oval und Kreis, wobei als Voreinstellung das Rechteck gesetzt ist. Ein Kreis ist nicht zur Auswahl der Symbole dabei, da dieser auf der Karte die geclusterten Adressen symbolisiert, sprich jene die sehr nah beisammen liegen in ein Symbol bündelt.

Initial

Über den Schieberegler in der Spalte Initial haben Sie die Möglichkeit Adressen für die Karte zu selektieren. Anhand Ihrer Klassifizierung legen Sie fest, welche Adressen nach dem ersten Laden der Daten auf der Karte dargestellt werden sollen und welche nur über die Funktionalität Weitere Adressen nachgeladen werden. Dies kann somit für jede Klassifizierung einzeln eingestellt werden, egal wie viele Klassifizierungen Sie hinterlegen.

Symbole Löschen und 10% Regel anwenden

Löschen Über diese Symbolschaltfläche können Sie einzelne Klassifizierungen entfernen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden, falls Sie also die falsche Klassifizierung gelöscht haben, so müssen Sie diese neu anlegen.
10% Regel anwenden Automatische Variante zur Generierung der Farben für den Besuchsrhythmus. Eine ausführliche Erläuterung finden Sie hier.

Wenn Sie sich keinen eigenen Besuchsstatus überlegen wollen, dann nutzen Sie die Möglichkeit sich einen Vorschlag generieren zu lassen.

Hier wird eine prozentuale Abweichung vom eigentlichen Besuchsintervall generiert. Die Abweichung errechnet sich aus den Besuchsintervallen, die Sie unter dem Bereich Intervall für jede Kundenklassifizierung eingestellt haben. Die prozentuale Abweichung hat den Vorteil, dass Adressen mit weniger häufigen Besuchsrhythmen nicht so schnell auf überfällig wechseln, wie Adressen die viel regelmäßiger besucht werden sollen. Zudem können Sie Adressen schon auf fällig oder überfällig setzen, obwohl die maximalen Tage bis zum nächsten Besuch noch nicht verstrichen sind. So kann der Anwender aber einen Kunden bereits mit in die Planung aufnehmen. Dafür setzten Sie einfach eine negative Prozentzahl in den linken Teil der Spalte Abweichung vom Intervall in %.

Beispielrechnung für die 10% Regel

In der Standardeinstellung wird eine Adresse bei einem Abstand von -10% vom eigentlichen Besuchsrhythmus von ok auf fällig umgestellt. Eine Adresse soll also alle 90 Tage besucht werden, dann wird diese ab einem Planungstag der 81 Tage nach dem letzten Besuch liegt als fällig dargestellt und ab dem 90 Tag als überfällig.

Hinzufügen

Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie weitere Klassifizierungen in die Systematik aufnehmen, falls die voreingestellte Anzahl nicht ausreicht. Eine interne Prüfung verhindert, dass Anlegen doppelter, identischer Klassifizierungen.

Besuchsstatus

In diesem Bereich können Sie die Farben für die eingestellten Klassifizierungen anpassen. Diese Farben findet der Anwender sowohl in der Tabelle als auch auf der Karte wieder, weshalb eher kräftigere Farbtöne, die gut unterscheidbar sind, zu empfehlen sind. Wenn Sie es bevorzugen, dann können die Farben in der Karte auch andere als in der Tabelle sein.

Farben ändern

In der Tabelle werden die Farben mittels der hexadezimalen Farbdefinition hinterlegen. Klicken Sie in das Feld für den Farbwert, um den voreingestellten Farbwert zu ändern. Über den ColorPicker können Sie ganz einfach eine Farbe mit der benötigten Helligkeit und Sättigung auswählen. Durch den Schieberegler auf der rechten Seite ändern Sie den Grundton nach Belieben. Alternativ können Sie auch in die untere Box einen Hexadezimalwert eintragen und die entsprechende Farbe wird gesetzt.

Auf Standardwerte zurücksetzen

Über das Symbol Pfeil, mit der Bezeichnung Auf Standardfarbwerte zurücksetzen, ganz rechts in der tabellarischen Ansicht, können Sie die voreingestellten Farben wiederherstellen.

Zusatzdaten

Neben den notwendigen Datenspalten können beim Datenimport auch Zusatzspalten angegeben werden. Zusatzdaten sind unternehmerische Kennziffern, die Sie je nach Notwendigkeit selber zusammenstellen können. Wir empfehlen Ihnen alle Zusatzdaten in einer Tabelle zu sammeln und dann gemeinsam für den Datenimport bereitzustellen. Die Anzahl der maximalen Zusatzspalten ist auf 15 begrenzt und teilen sich dabei auf jeweils fünf Textspalten (String) und zehn Zahlenspalten (Float) auf. Die Textspalten sind mit einem A gekennzeichnet und die Zahlenspalten mit einer 1.

In dieser tabellarischen Ansicht können Sie Definitionen für die Zusatzspalten hinterlegen. Folgende Einstellungen können dabei für jede Spalte vorgenommen werden:

Quellspalte schreibgeschützt Der ursprüngliche Name der Spalte aus Ihren Daten, die Sie importiert haben. Dieser steht Ihnen ebenfalls beim erneuten Datenimport als Hilfstext zur Verfügung.
Name (deutsch) frei editierbar Spaltenkopfbezeichner in der deutschen Version
Name (englisch) frei editierbar Spaltenkopfbezeichner in der englischen Version
Spaltenbreite in Pixel frei editierbar Spaltenbreite in Pixel für die Tabelle
Dezimalstellen frei editierbar Anzahl der Nachkommastellen für die Zahlenspalte
In Tabelle Ja-Nein-Schalter Zusatzspalte in der Tabelle sichtbar schalten
In Karte Ja-Nein-Schalter Zusatzspalte im Datenfenster auf der Karte anzeigen.
Filterauswahl Ja-Nein-Schalter Soll ein Distinct-Filter für diese Spalte verwendet werden. Bei einem Distinct-Filter werden die einzelnen Merkmale in einer Liste aufgeführt und der Anwender kann über Auswahlboxen, sprich durch Setzen oder Wegnehmen vom Häkchen entscheiden, was gefiltert werden soll.
Links Ja-Nein-Schalter Stellen Sie hier einen Hyperlink ein, der interaktiv auf eine andere Webseite verlinkt.
Export Ja-Nein-Schalter Export der Daten in andere Anwendungen erlauben.

Aktiv sind die Ja-Nein-Schalter, wenn der Schalter farblich blau dargestellt ist, ansonsten ist der Schalter ausgegraut.

Wenn Sie auf die drei Punkte auf der linken Seite der tabellarischen Ansicht klicken, dann können Sie die Reihenfolge der Zusatzdaten via Drag&Drop anpassen. Schieben Sie dafür die Zeile einfach auf die gewünschte Position und lassen an der entsprechenden Stelle die linke Maustaste wieder los.

Einstellungen der Zusatzdaten zurücksetzen

Über die Schaltfläche Einstellungen der Zusatzdaten zurücksetzen können Sie alle getätigten Änderungen auf Default zurücksetzen. Dies bedeutet, dass alle vergebenen Spaltennamen auf Wert zurückgesetzt werden und sämtliche Schieberegler auf inaktiv stehen. Da es sich bei der Quellspalte um ein schreibgeschütztes Feld handelt, wird hier weiterhin der zuletzt beim Datenimport ausgewählte Spaltenkopfname angezeigt.

Weitere Einstellungen

Je nach gebuchter Edition haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten um den Benutzer noch besser unterstützen zu können.

Bemerkungsfeld

Über den Schieberegel haben Sie die Möglichkeit ein Bemerkungsfeld für die Tabelle der Adressen auf dem Portal freizuschalten. Der Anwender kann in dieses Feld einen Freitext bis zu 250 Zeichen für jede Adresse hinterlegen. Das Bemerkungsfeld wird in der Tabelle vor den geladenen Zusatzdaten eingereiht.

Aufrunden der Ankunftszeiten

Durch die Aktivierung der Funktion werden die Ankunftszeiten der Besuche Ihrer Routen viertelstündlich aufgerundet. Demnach wird beispielsweise eine eigentliche Ankunftszeit von 9:37 Uhr auf 9:45 aufgerundet. Die dadurch gewonnene Zeit kann als Puffer für den Mitarbeiter genutzt werden, im Falle von Staus oder sonstigen Behinderungen.

Rollenspezifischen Zugriff verwenden

Der rollenspezifische Zugriff gewährleistet, dass Mitarbeiter nur die Daten der Ihm zugewiesenen Adressen angezeigt bekommen. Regionalleiter erhalten Zugriff zu den vergangenen und geplanten Besuchsreihenfolgen (und damit auch auf die Adressen) der Ihnen unterstellten Mitarbeiter. Ein Administrator verwaltet die Lizenzen und Zugriffsrechte über eine entsprechende Nutzerverwaltung.

Wenn der Schieberegler auf Nein steht, dann ist die Standardeinstellung aktiv und Regionalleiter können alle Adressen einsehen. Wenn der rollenspezifische Zugriff aktiv ist, dann sehen Regionalleiter nur Ihnen unterstellten Außendienstmitarbeiter.

Infomeldungen auf dem Portal anzeigen

Der Administrator kann den Anwendern mittels einer Infobox, die auf der Karte geschaltet wird, über wichtige Anpassungen informieren. Dafür einfach auf die Schaltfläche Ändern klicken. Es öffnet sich der Dialog Meldung ändern, in dem Sie den gewünschten Text in das Feld Meldung eintragen. Zudem können Sie hier die Dauer für die Meldung, unter dem Punkt Meldung anzeigen bis, definieren. Wenn Sie kein Enddatum eintragen, dann bleibt die Meldung immer stehen. Über den Schieberegler können Sie das Infofeld auch als rote Meldung darstellen.

Sie können dieses Feld z.B. dafür verwenden, um den Anwendern eine Aktualisierung der Adressen mitzuteilen oder wann Sie dies beabsichtigen. Weitere Anwendungsmöglichkeiten wären Erinnerungen an Meetings und Termine sowie wichtige firmeninternen Ereignisse.

Vergangene Besuche automatisch bereinigen

Über diese Einstellung können vergangene Besuche, die älter als die angegebene Zeit sind, unwiderruflich gelöscht werden. Als Zeitangabe sind nur ganze Jahre über die Auswahlbox möglich.

Das Löschen der vergangene Besuche hat auch Auswirkungen auf die Tagesliste, in der die Besuchshistorie tabellarisch zusammengefasst wird.