Datenimport

Über den integrierten Datenimport können Sie die Daten selber und jederzeit hochladen. Den Zugang zum Datenimport finden Sie in der Menüzeile unter Profil. Erfahren Sie hier mehr über:

Den Datenimport können Sie je nach Bedarf oder in einem regelmäßigen Zyklus wiederholen, damit immer die aktuellen Adressen, Besuche und Zuständigkeiten hinterlegt sind. Informieren Sie sich zunächst über die Besonderheiten beim ersten Datenimport oder bei der Datenaktualisierung. Nutzen Sie die Schritt für Schritt Beschreibung des Datenimports, um sich mit den einzelnen Schritten vertraut zu machen. Wenn Sie sich noch nicht mit den benötigten Daten und der Tabellenstruktur vertraut gemacht haben, so empfehlen wir Ihnen den Abschnitt über die Daten.

Allgemein nützliche Informationen

Bitte beachten Sie ein Zeitlimit von 60 Minuten bis der nächste Schritt angewählt werden muss. Danach wird der Datenimport für den Benutzer wieder auf den ersten Schritt zurückgesetzt. Zur gleichen Zeit kann ausschließlich nur ein Datenimport erfolgen. Sprich es kann immer nur ein Administrator Daten hochladen. Wenn ein weiterer Datenimport gestartet wird, dann erscheint folgende Meldung auf gelbem Grund: Ein Datenimport findet bereits durch ... statt. Bitte warten Sie bis dieser Vorgang abgeschlossen ist.

Das Schließen des Browserfensters führt nicht zum Abbrechen des Datenimports.

Bitte beachten Sie, dass der Dateiname nicht zu lang ist, da sonst ein Datenimport nicht stattfinden kann. Wir empfehlen nicht mehr als 50 Zeichen. Zudem sollte Sie sämtliche Sonderzeichen in den Tabellennamen und Spaltenköpfen meiden.

Wichtige Informationen für den ersten Datenimport

Prüfen Sie in den Einstellungen die hinterlegte Klassifizierung der Besuche, denn nur wenn die Klassifizierung der Besuche in EasyVisit mit derer Ihrer Daten übereinstimmt, ist ein erfolgreicher Datenimport möglich. Achten Sie hier auf die exakt gleiche Schreibweise. Sie müssen nicht die von uns voreingestellte A-B-C-Klassifizierung verwenden, sondern können eigene alphanumerische Klassifizierungen verwenden.

Die E-Mail aus der Tabelle der Mitarbeiter muss mit der E-Mail entsprechend der Benutzerverwaltung übereinstimmten, denn darüber werden die Mitarbeiterdaten mit dem Login geprüft.

Wenn Sie keine Zusatzdaten verwenden, dann nutzen Sie in den Einstellungen die Möglichkeit alle Einstellungen der Zusatzdaten zurücksetzten, denn sonst werden Ihnen die Spalten automatisch mit der Vorbelegung angelegt und erscheinen in der Tabelle und der Karte. Wenn Sie die Zusatzdaten verwenden, dann benennen Sie die Spalten in den Einstellungen direkt richtig, denn sonst könnte es im Nachgang schwieriger sein die Daten richtig zuzuordnen. Sie haben initial keine Zusatzdaten den Anwendern bereitgestellt, sondern wollen das zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, so müssen Sie im Anschluss die Adressen erneut importieren, da die Zusatzdaten immer an die Adressen gematcht werden.

Wenn Sie nicht alle Tabellen gleichzeitig in einem Datenimport hochladen wollen, dann ist eine gewisse Reihenfolge der Tabellen einzuhalten. Als erste Tabelle laden Sie bitte die Stammdaten der Mitarbeiter. Wenn Sie mit Zusatzdaten arbeiten wollen, dann laden Sie als zweite Tabelle die Zusatzdaten hoch, da die Zusatzdaten zu den Adressen gematcht werden. Als dritte Tabelle wählen Sie die Adressen aus. Danach können Sie alle weiteren Daten importieren. Falls Sie initial noch keine Zusatzdaten haben, dann lassen Sie diesen Schritt aus. Falls Sie später die Zusatzdaten importieren, dann müssen Sie im Anschluss wieder die Adressen hochladen, damit diese angehängt werden können.

Wenn Sie Ihre Tabellen das erste Mal hochladen, dann können Sie sich am besten an der Schritt für Schritt Beschreibung des Datenimports orientieren. Wir empfehlen das Importieren in drei Blöcken bestehend aus den Mitarbeitern, dann den Zusatzdaten mit den Adressen und zum Schluss die Koordinaten und falls vorhanden Vergangene und Geplante Besuche.

Besonderheiten bei der Aktualisierung von Daten

Bei der Datenaktualisierung werden keine Stammdaten, also Mitarbeiter oder Adressen bereinigt, sondern immer nur neue Datensätze angehängt oder ergänzt. Wenn Sie Mitarbeiter oder Adressen löschen wollen, dann führen Sie bitte für diese Tabellen eine Datenbereinigung durch.

Beim Aktualisieren der Daten werden alle Zellen der entsprechenden Zeile, die in Ihrer Tabelle enthalten ist, geleert und anschließend neu befüllt. Wenn Sie also eine neue Spalte an Ihre Tabellen anhängen wollen, dann müssen Sie die bereits importierten Spalten erneut hochladen, ansonsten werden diese geleert. Es empfiehlt sich Tabellen aufzubauen, in der alle Datenspalten zusammengeführt werden, bevor Sie diese Tabelle in EasyVisit hochladen.

Die Tabelle der Vergangenen Besuche wird beim Datenimport mit dem Bestand geprüft, so dass es nicht zu Dopplungen in der Tabelle kommt und die Tagesliste nicht unnötig lang ausfällt.

Schritt für Schritt Beschreibung des Datenimports

Der Vorgang besteht aus den 4 Teilschritten:

1. Dateityp

An dieser Stelle wählen Sie den Dateityp Ihrer Daten aus. Ihnen steht hierbei das Dateiformat CSV-Textdatei zur Verfügung. Ihre Dateien dürfen nicht größer als 50MB sein. Bitte bereiten Sie Ihre Daten entsprechend auf, so dass alle Tabellen über das gleiche Trennzeichen der Spalten und Textbegrenzungszeichen der Wörter verfügen. Wenn Sie unterschiedliche Trennzeichen verwenden, dann sollten Sie nicht alle Tabellen auf einmal importieren. Als Trennzeichen können Sie Semikolon und Tab verwenden, jedoch nicht Komma. Als Textbegrenzungszeichen sind Anführungszeichen, Hochkomma und keines zulässig.

Als Datentyp unterscheidet EasyVisit nicht zwischen leere Zellen und Zellen in denen eine 0 steht. Achten Sie bitte auf eine eindeutige Darstellungsweise in Ihren Daten.

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt.

2. Hochladen

In diesem Schritt wählen Sie Ihre vorbereiteten Tabellen aus. Dabei ist es der Anwendung irrelevant, ob alles in einer CSV-Textdatei vorliegt, oder ob Sie für jeden Teilbereich eine eigene Tabelle vorliegen haben. Für die folgenden Tabellen können Sie Daten bereitstellen:

1. Mitarbeiter Informationen zu Ihren Außendienstmitarbeitern, Regionalleitern und Administratoren.
2. Adressen Alle wichtigen Informationen zu Ihren Besuchskandidaten.
3. Koordinaten Für Ihre Adressen zur lagegenauen Platzierung auf der Karte.
4. Zusatzdaten Bis zu 15 weitere Spalten hinzufügen, weitere Informationen finden Sie hier.
5. Vergangene Besuche Besuche aus der Vergangenheit hinzufügen.
6. Geplante Besuche Bereits offline geplante Besuche hinzufügen.

Hinweis: Informationen zu den jeweiligen Spalten und Angaben zu den Pflichtfeldern erhalten Sie hier.

Falls Sie einen Pfad für eine Tabelle gesetzt haben und diese gar nicht importieren wollen, dann klicken Sie einfach auf diese Symbolschaltfläche und die gesetzte Auswahl wird gelöscht. Über diese Symbolschaltfläche erhalten Sie direkte Informationen auf dem Support-Portal.

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt.

3. Zuweisen

In diesem Schritt weisen Sie Ihren Daten den entsprechenden Feldern in EasyVisit zu. Zudem haben Sie so auch die Kontrolle, dass Sie keine wichtigen Daten vergessen haben. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert. Alle anderen Spalten sind freiwillig und können auch weggelassen werden. Über eine Drop-Down-Liste haben Sie die Möglichkeit die entsprechenden Daten aus Ihren Tabellen auszuwählen.

Bei der Spaltenauswahl findet direkt eine Integritätsprüfung statt. Wenn es zu Unstimmigkeiten bei den Daten kommt, dann erhalten Sie nach der Auswahl der entsprechenden Datenspalte ein oranges Dreieck mit einem Ausrufezeichen neben der Zuweisung. Für die Pflichtfelder wird an dieser Stelle auch überprüft, ob es leere Felder gibt. Wenn Sie mit der Maus über das Dreieck fahren, dann wird Ihnen eine kurze Erklärung gegeben, warum nicht alle Zellen dieser Spalte gefüllt werden konnten und somit leer bleiben. Sobald es sich um Pflichtfelder handelt, wird der entsprechende Datensatz nicht importiert.

Wenn Sie den Datenimport ein weiteres Mal verwenden und die gleiche Tabelle auswählen, dann werden Ihnen in den Feldern für die Zuweisung die zuletzt verwendete Datenspalte angezeigt. Dies ist nur eine visuelle Hilfe und keine feste Vorauswahl, weshalb der Name ausgegraut dargestellt wird. Sie müssen die Spalte trotzdem erneut aktiv auswählen.

Die Konfiguration der Zusatzdaten erfolgt unter den Einstellungen, Zusatzdaten. An dieser Stelle füllen Sie die Tabelle nur mit den entsprechenden Informationen aus Ihren Datentabellen. Wenn Sie nicht alle 15 Zusatzspalten füllen möchten, dann lassen Sie einige Spalten einfach leer. Für die Zusatzdaten werden die verwendeten Spaltennamen auch bei den Einstellungen in der Spalte Quelltabelle mit angezeigt, damit Sie diese einfach und bequem auch im Nachgang ändern können.

Damit Sie nicht alle Zuweisungen bei jeder Aktualisierung der Daten wiederholen müssen, gibt es die Möglichkeit unter Herunterladen diese Informationen abzuspeichern. Dieser Backup hält dann alle wichtigen Zuweisungen für Sie bereit. Wenn Sie auf Hochladen klicken, dann können Sie Ihre spezifischen Zuweisungen für den Datenimport verwenden.

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt.

4. Ausführen

Der Import wird ausgeführt und kann, je nach Anzahl der Datensätze, einige Minuten dauern. Bitte schließen Sie solange nicht Ihren Browser.

Sobald der Import erfolgreich war, werden Sie mittels eines grünen Haken informiert. Zudem erhalten Sie eine Zusammenfassung mit den hinzugefügten oder aktualisierten Datensätzen und eine Angabe zur Dauer.

Wenn es zu Problemen beim Import gekommen ist, erhalten Sie ein oranges Dreieck mit einem Ausrufezeichen und der Bitte die Hinweise zum Importbericht zu beachten. In der Übersichtsbox sind alle Fälle aufgelistet, die nicht importiert werden konnten. Über den Schriftzug Importbericht herunterladen, können Sie die Hinweise auch lokal speichern und ganz in Ruhe mit Ihren Daten abgleichen und entsprechend der Vorgaben anpassen. Da zu jedem Hinweis die Adressen-ID oder Mitarbeiter-ID aufgelistet wird, können Sie die Problemfälle relativ einfach finden.

Im Anschluss an einen Datenimport haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche Neuer Datenimport einen neuen Vorgang zu starten. Dies ist dann besonders nützlich, wenn Sie die Tabellen lieber in einzelnen Imports hochladen.

Automatisierter Datenimport

Der Datenimport kann automatisiert werden, sodass Sie den Datenimport bei Änderungen an den Tabellen nicht manuell durchführen müssen. Dafür ist allerdings ein externes Tool notwendig, welches die Daten von Ihrem Server ins Portal übergibt. Zudem müssen Sie den Automatisierten Datenimport in der Benutzerverwaltung separat anlegen und entsprechend konfigurieren. Die Konfiguration des automatisierten Datenimports ermöglicht es Ihnen den Importbericht bei Ihnen auf dem Server abzulegen. Die Einrichtung des Tools wird mit unserer Hilfe auf Ihrem Server, sowohl für die Cloud als auch bei On Premise, installiert. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an uns.