Datenbereinigung

Die Datenbereinigung finden Sie in der Menüzeile unter Profil und Datenbereinigung. Die Informationen zur Datenbereinigung setzten sich aus den folgenden Abschnitten zusammen:

Die Datenbereinigung dient zum Löschen von Stammdaten, also von Adressen oder Mitarbeitern. Wenn Adressen nicht mehr besucht werden sollen, oder Mitarbeiter nicht mehr da sind, dann sollen diese entsprechend nicht mehr im EasyVisit auftauchen. Beim Datenimport fügen Sie aber immer weiter Adressen oder Mitarbeiter an die bereits existierenden Tabellen an. Um diese beiden Tabellen aufzuräumen gibt es die Datenbereinigung. Je nach gebuchter Edition sollten Sie auch bei den entsprechenden Limits für Adressen und Mitarbeiter darauf achten, nicht zu viele neue Adressen hochzuladen. Wenn Ihr Limit erreicht ist, werden die restlichen Adressen oder Mitarbeiter in Ihren Tabellen nicht mehr hochgeladen und auch im Portal nicht zur Verfügung gestellt. Die regelmäßige Datenbereinigung dient somit auch dazu, nur wirklich relevante Adressen den Mitarbeitern bereitzustellen.

Für die Datenbereinigung benötigen Sie je eine CSV-Datei mit der ID-Spalte für die zu löschenden Mitarbeiter und Adressen. Bei der Datenbereinigung wird ein Abgleich der jeweiligen ID-Spalten durchgeführt und bei einem Matching die entsprechenden Datensätze unwiderruflich gelöscht. Die Datenbereinigung ist nicht rückgängig zu machen, vergewissern Sie sich also vorher die richtigen IDs bereitzustellen.

Hinweis: Es werden beim Löschen von Mitarbeitern auch die geplanten Routen und die Besuchshistorie gelöscht. Ebenfalls werden die entsprechenden Adressen nicht mehr an den Mitarbeiter angehängt. Beim Löschen von Adressen werden individuelle Änderungen in der Tabelle wie Besuchsdauer, nächster Besuch oder die freien Bemerkungen unwiderruflich gelöscht. Zudem werden auch die Koordinaten gelöscht.

Vorgehensweise der Datenbereinigung

1. Datentyp

An dieser Stelle wählen Sie den Dateityp Ihrer Daten aus. Ihnen steht hierbei das Dateiformat CSV-Text zur Verfügung. Bitte bereiten Sie Ihre Daten also entsprechend auf. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt.

2. Hochladen

Im zweiten Schritt wählen Sie aus, ob Sie die Mitarbeiter oder die Adressen bereinigen möchten. Entsprechend steuern Sie Ihre Tabellen an und wählen Sie aus.

3. Zuweisen

In diesem Schritt weisen Sie die ID-Spalte zu, da über Sie die entsprechenden Datensätze abgeglichen werden. Da es bei der Datenbereinigung kein rückgängig gibt, werden Sie zur Sicherheit erneut gefragt, ob Sie die Daten mit allen anhängenden Informationen wirklich unwiderruflich löschen möchten

4. Ausführen

Im letzten Schritt erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung über die Anzahl der gelöschten Datensätze.

Beispiele für Löschvorgänge

Szenarien Mitarbeiter

Mögliche Varianten in diesem Fall sind:

  • Mitarbeiter scheiden aus
  • Es kommt zu Gebiets- und Zuständigkeitsänderungen
  • Ihre Mitarbeiterzahl wird erweitert

Folgende Vorgehensweise sollten Sie einhalten für den Fall, dass ein Mitarbeiter ausscheidet und ein anderer Mitarbeiter für diesen übernimmt:

  • neuen Mitarbeiter über den Datenimport hochladen
  • In Ihren externen Daten die Adressen umhängen
  • Die Adressen hochladen und überprüfen, dass die Daten entsprechend nicht mehr bei dem alten Mitarbeiter anhängen
  • alten Mitarbeiter über die Datenbereinigung löschen
  • alten Mitarbeiter aus der Nutzerverwaltung entfernen
  • neuen Mitarbeiter in die Nutzerverwaltung aufnehmen