Benutzerverwaltung

Im Bereich der Benutzerverwaltung können die Zugriffsrechte für das Portal geregelt werden. Hier werden Benutzerkonten angelegt, bearbeitet, deaktiviert oder bei Bedarf auch entfernt.

Die Benutzerverwaltung steht nur den Administratoren zur Verfügung. Hier erhalten Sie Informationen über:

Benutzer einladen

Einen neuen Benutzer laden Sie per E-Mail zum EasyVisit ein. Sie können auch gleichzeitig mehrere E-Mail-Adressen in das entsprechende Eingabefeld eingeben; diese sollten mit einem Semikolon voneinander getrennt werden.

Vergeben Sie als nächstes eine Berechtigung (Mitarbeiter, Regionalleiter, Administrieren) für den oder die Benutzer. Falls es ein Regionalleiter ist, so können Sie die ID erst eintragen, wenn sich dieser erfolgreich registriert hat.

Gern können Sie der automatisierten Einladung eine persönliche Nachricht hinzufügen. EasyVisit unterstützt lokale Konten, Konten von Microsoft (Privat- und Geschäftskonten) und Google.

Entscheiden Sie noch durch setzen des Hakens in die Auswahlbox, ob Sie eine Kopie der Einladung an sich selbst senden wollen.

Der/Die eingeladene/n Person/en erhalten eine E-Mail mit einem Link zur EasyVisit Registrierung. Unter Ausstehende Einladungen bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Einladungen noch ausstehen. Wird die Einladung nicht innerhalb von 14 Tagen vom Benutzer angenommen, muss erneut eine Einladung versendet werden.

Berechtigung

Jeder EasyVisit Benutzer erhält beim Anlegen eine Berechtigung. Dabei werden folgenden Berechtigungen unterschieden:

Mitarbeiter

Jeder Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe erhält ausschließlichen Zugriff auf seine Standort- und Adressdaten. Die Verknüpfung zwischen Benutzer und Daten erfolgt über die E-Mail-Adresse.

Regionalleiter

Jeder Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe erhält ausschließlichen Zugriff auf die ihm zugeordneten Mitarbeiter und deren Daten. Regionalleiter können vom Mitarbeiter geplante Touren einsehen und bei Bedarf ändern. Dabei ist die Zuordnung zwischen Regionalleiter und Mitarbeiter zwingend erforderlich.

Administrator

Administratoren erhalten Vollzugriff in EasyVisit. Sie können neue EasyVisit Benutzer anlegen, vorhandene Benutzer bearbeiten oder entfernen. Administratoren können ebenfalls alle Daten in der Rolle eines Mitarbeiters einsehen. Nur Administratoren können EasyVisit Lizenzen im Portal aktivieren.

Ausstehende Einladungen

In diesem Abschnitt sehen Sie die noch ausstehenden Einladungen. Direkt hinter der Überschrift steht die Summe der noch ausstehenden Einladungen. Wenn keine Einladungen vorhanden sind, dann liegt folgende Meldung vor: Es sind keine ausstehenden Einladungen vorhanden.

Wenn aktive Einladungen ausstehen, dann sehen Sie diese in einer tabellarischen Ansicht, mit Informationen zum Benutzernamen, E-Mail, Gültig bis und Berechtigung. Sie können an dieser Stelle z.B. die Berechtigung von einem Benutzer ändern, in dem Sie in das Drop-Down-Menü klicken und eine andere Berechtigung setzen.

Über die Symbole auf der rechten Seite können direkt Änderungen an den ausstehenden Einladungen vorgenommen werden. Ihnen stehen folgende Symbolschaltflächen zur Verfügung:

Benutzer bestätigen Wenn eine eingeladene Person schon eine eigene Registrierung hat, dann können Sie diese Person über den Haken direkt Ihrer Firma zuordnen.
Änderungen speichern Nachdem Sie Änderungen an der ausstehenden Einladung vorgenommen haben, können Sie diese über das Symbol Diskette speichern.
Einladung löschen Dieses Symbol dient zum Löschen von ausstehenden Einladungen.

Alle Benutzer

Direkt hinter der Überschrift steht die Summe der registrierten Benutzer zum jeweiligen Firmenkonto. Diese Summe entspricht nicht Ihrem Limit der gebuchten Edition, denn dafür werden nur die aktiven Nutzer gezählt.

In der Übersichtstabelle sehen Sie in der Spalte Benutzer die bereits vorhandenen E-Mail-Adressen und deren Anzeigenamen. In der Spalte Letzter Besuch steht das Datum des letzten Logins auf dem Portal. Über die Spalte Berechtigung sehen Sie die aktive Berechtigungsgruppe des Benutzers. Über die Spalte Konto erhalten Sie Aufschluss, ob es z.B. ein EasyVisit-Konto, ein Microsoft Geschäfts- oder privates Konto oder um ein Google-Konto handelt.

In der letzten Spalte stehen Ihnen mehrere Symbole zum editieren des Benutzer zur Verfügung:

Benutzer deaktivieren Hier können Sie einen Benutzer vorübergehend inaktiv schalten. Anschließend wird an dieser Stelle ein Haken gesetzt und die Zeile des Benutzer ist in der Tabelle ausgegraut.
Benutzer aktivieren Hier können Sie deaktivierte Benutzer wieder aktiv schalten.
Benutzer bearbeiten Hier können Sie die Berechtigung des Benutzers jederzeit ändern. Setzen Sie dafür einfach den Radiobutton in eine andere Berechtigung und klicken Sie auf übernehmen. Ist die Funktionalität Rollenspezifischer Zugriff verwenden in den Einstellungen aktiviert, dann wird Ihnen über einen Dialog ein Feld für die Regionalleiter-ID angeboten. Hier tragen Sie die entsprechende Regionalleiter-ID ein.
Benutzer löschen Über diese Symbolschaltfläche können Sie einen Benutzer unwiderruflich aus der Anwendung entfernen. Zur Sicherheit werden Sie noch gefragt, ob Sie den Benutzer wirklich löschen wollen. Über die Schaltfläche ja bestätigen Sie die Löschung.

Automatisierten Datenimport verwalten

Der Automatisierte Datenimport benötigt ein Zusatztool, welche Sie bei Bedarf von uns erhalten.

Automatisierten Datenimport anlegen

Unterhalb der Benutzertabelle haben Sie die Möglichkeit den Automatisierten Datenimport einzurichten. Klicken Sie hierzu auf den Schriftzug Automatisierten Datenimport verwalten. Im ersten Schritt wird der Automatisierte Datenimport eingerichtet, indem Sie hierfür ein Passwort vergeben. Wenn Sie ein neues Passwort vergeben wollen, dann Klicken Sie auf Automatisierten Datenimport verwalten und geben in das Feld Passwort einfach das neue Passwort ein.

Zugriffsschlüssel generieren

Um den Automatisierten Datenimport verwenden zu können, benötigen Sie noch einen Zugriffsschlüssel. Diesen generieren Sie indem Sie erneut auf den Schriftzug Automatisierten Datenimport verwalten klicken. Jetzt haben Sie unten in dem Dialog den Schriftzug Zugriffsschlüssel generieren. Nachdem Sie diesen ausgewählt haben, geben Sie hier zur Überprüfung das Passwort ein. Anschließen wählen Sie die Schaltfläche generieren, um den Zugriffsschlüssel zu erzeugen. Über die Schaltfläche mit der Seite können Sie diesen Zugriffsschlüssel direkt in die Zwischenablage kopieren und dann in dem Importtool hinterlegen.

Zugriff entfernen

Über den Schriftzug Zugriff entfernen können Sie den Automatisierten Datenimport wieder entfernen. Wenn Sie den Zugriff entfernen, dann hat das Datenimporttool keine Zugriffssrechte mehr auf EasyVisit.

Authentifizierungsverfahren bei EasyVisit

EasyVisit unterstützt grundsätzlich verschiedene Authentifizierungsverfahren. Hierbei wird unterschieden ob Sie den EasyVisit Cloud nutzen oder EasyVisit auf einem eigenen Server (On Premise) installiert ist.

  Authentifizierungsverfahren Cloud On Premise
EasyVisit

 
Microsoft (private Konten)

 
Microsoft (Geschäftskonten)

 
Google

 
Windows

 

Single Sign On (Cloud)

Bei diesem Verfahren werden die angegebenen Zugangsdaten bei der entsprechenden Authentifizierungsstelle eingegeben und validiert. Nach erfolgreicher Autorisierung können Sie mit EasyVisit arbeiten.

Falls es Probleme mit dem Authentifizierungsverfahren auftreten, versuchen Sie die Anmeldung erneut in einem privaten Tab des Browsers. In diesem Fall werden Sie von der Authentifizierungsstelle aufgefordert Ihre Zugangsdaten erneut einzugeben.

Windows-Authentifizierung (On Premise)

Wenn EasyVisit bei der Installation mit Windows-Authentifizierung (NTLM, Kerberos) konfiguriert wurde, kann ausschließlich Ihr IT-Administrator Benutzer Zugriffsrechte für EasyVisit gewähren. Im Active-Directory sind drei EasyVisit Gruppen konfiguriert:

EasyVisitEmployeeUsers Berechtigungsgruppe für Mitarbeiter
EasyVisitRegionalUsers Berechtigungsgruppe für Regionalleiter
EasyVisitAdminUsers Berechtigungsgruppe für Administratoren

Bei neuen EasyVisit Benutzern fügt Ihr IT-Administrator den neuen Windows-Benutzer in die entsprechende Berechtigungsgruppe hinzu. Windows-Benutzer können auch aus der Berechtigungsgruppe ausgetragen werden. Werden ausgetragene Benutzer nicht mehr benötigt, können diese im Portal in der Benutzerverwaltung ebenfalls ausgetragen werden.